Prima di pensare a come promuovere un evento, dovresti creare un piano per tutto, dalla prenotazione dello spazio al catering, dai servizi alle strutture alla sicurezza.
Ecco allora una lista di fattori che dovresti considerare secondo un’importante agenzia di organizzazione eventi a Roma.:
Marketing e Pubblicità / PR
Pianifica la promozione del tuo evento:
- Designa una persona di riferimento dal tuo team per coordinare il marketing e / o le pubbliche relazioni per l’evento.
- Determina chi è il tuo pubblico e il modo migliore per raggiungerlo (calendari web di eventi, inviti e-mail, poster / cartoline, social media e così via).
- Crea un calendario “da fare” a partire dalla scadenza dell’evento (data di scadenza degli annunci, ecc.) E procedendo a ritroso per includere tutte le scadenze per la raccolta delle informazioni, le scadenze per la stampa e la stampa e così via. I materiali cartacei e / o i comunicati stampa e le pubblicazioni del calendario multimediale devono essere creati il prima possibile (** le scadenze dell’Ufficio marketing per la creazione di materiali stampati sono almeno 6-8 settimane prima, le scadenze per la stampa sono almeno 3-4 settimane prima).
- Per i materiali di stampa (poster / banner / annunci, ecc.), Decidi dove e come li spedirai o li mostrerai. Nel campus? Nella comunità? Entrambi? Chi li distribuirà?
Cosa utilizzare per sponsorizzare il tuo evento
Materiali stampati (poster, cartoline, volantini, striscioni, bandiere, ecc.):
Per i materiali stampati, contatta una tipografia online che possa determinare il metodo migliore per progettare e stampare tali materiali. L’attività di promozione richiede l’avvio del processo almeno 10-12 settimane dalla data del tuo evento per la pianificazione preliminare, la progettazione, la produzione e la distribuzione dei materiali.
Pubbliche relazioni (calendari web, e-mail, social media, stampa, ecc.):
Pubblicazione del calendario eventi sito Web): gli editor Web designati per i reparti marketing possono pubblicare informazioni sugli eventi nelle pagine dei loro profili come elenchi di eventi del calendario, blocchi di informazioni evidenziati, ecc.
Tutti gli elenchi di eventi dovrebbero includere: una descrizione completa ed interessante, tutte le date / orari / luoghi pertinenti e una foto o immagine, insieme a qualsiasi ulteriore informazioni necessaria.
- Email Marketing: tutti i dipartimenti dell’azienda designati alla comunicazione interna ed esterna sono incoraggiati a inviare gli inviti tramite Mail List. Il modo migliore per raggiungere un pubblico specifico è inviare un’email diretta a quel gruppo. Se desideri inviare un’e-mail persuasiva al tuo pubblico specifico (interno o esterno), contatta il team che si occupa di web marketing nella tua azienda per vedere quali opzioni sono disponibili.
- Newsletter con gli eventi: durante l’anno invia un’email settimanale con solo una selezione dei numerosi eventi del calendario;
- Pubbliche relazioni e comunicati stampa: per la copertura della stampa oltre i calendari degli eventi dei media sopra menzionati o per invitare la stampa a un evento, utilizzare il collegamento Invia il tuo evento USM o contattare l’Ufficio degli affari pubblici, che determinerà e coordinerà qualsiasi copertura della stampa.
- Social media: se attualmente gestisci un ufficio di marketing e programmi una pagina Facebook o un feed Twitter, potresti voler condividere i tuoi eventi su quei feed.
